Principales claves de la regulación jurídica de la Administración Electrónica

En este mi segundo post sobre la Administración Electrónica voy a tratar de aclarar los principales conceptos jurídicos del régimen regulatorio de esta materia.  La Ley 11/2007, de 22 de junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios  públicos, como ya mencione en mi anterior post sobre los Derechos de los ciudadanos y la Administración Electrónica, es el marco legal en el que se aglutinan la mayoría de los aspectos generales de aplicación a este ámbito de la administración.

En primer lugar la ley nos trata de aclarar el concepto de sede electrónica definiéndola  en su artículo 10.1  “como aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias”. Pero hay que distinguir las páginas webs institucionales de las sedes electrónicas de cada Administración. A efectos de la ley los servicios electrónicos tienen validez en la sede electrónica de las mismas. Un ejemplo clarificador sería la página web de la agencia tributaria http://www.agenciatributaria.es , distinta de la sede electrónica de la misma https://www.agenciatributaria.gob.es.

Así pues la veracidad de las informaciones y la actualización de los contenidos y servicios corresponderá en todo caso a las Administraciones y entes públicos titulares de las mismas, garantizando en todo caso la identificación de la sede, así como permitir la formulación por los ciudadanos de las sugerencias y quejas acerca del funcionamiento de la misma.

En cuanto a la publicación en las sedes electrónicas de informaciones y servicios respetarán los principios de accesibilidad y usabilidad, los estándares abiertos, y en su caso, aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos. Considerándose estándar abierto para la Administración los que reúnan las siguientes condiciones:

-Ser público y su utilización sea disponible de manera gratuita o a un coste que nos suponga dificultad de acceso.

-Su uso y aplicación no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial.

Los principales efectos de la publicación en sede electrónica serán los siguientes:

1) La publicación de los diarios o boletines oficiales en las sedes electrónica de la Administración, Órgano o Entidad competente tendrá, en las condiciones y garantías que cada Administración Pública determine, los mismos efectos que la edición impresa. Por lo que se tiende a facilitar el uso a los ciudadanos de estos medios de comunicación oficial a través de medios digitales.

2) La publicación electrónica de actos y comunicaciones que por disposición legal o reglamentaria deban publicarse en tablones de anuncios o de edictos podrá ser sustituida o complementada por su publicación en la sede electrónica del organismo correspondiente.

Otro aspecto importante de la ley es la regulación que establece de la identificación y autenticación de los sujetos intervinientes, determinando unas formas o sistemas que sean conformes  a los establecido en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de Firma Electrónica, y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos. Estableciéndose los siguientes sistemas de identificación para los ciudadanos:

a) En todo caso los sistemas de firma electrónica incorporados al D.N.I, para personas físicas.

b) Sistemas de firma electrónica avanzada, (firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar, cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que esta vinculada al firmante de manera única y a los datos que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control), incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido, admitidos por las Administraciones Públicas. La relación de  sistemas de firma electrónica avanzada admitidos con carácter general, en el ámbito de cada Administración, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Dicha relación incluirá, al menos, información sobre los elementos de identificación utilizados así como, en su caso, las características de los certificados electrónicos admitidos, los prestadores que los expiden y las especificaciones de la firma electrónica que puede realizarse con dichos certificados.

Los certificados electrónicos expedidos a Entidades sin personalidad jurídica, previstos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica podrán ser admitidos por las Administraciones  Públicas en los términos que estas determinen

c) Otros sistemas de firma electrónica. Las Administraciones podrán determinar, teniendo en cuenta los datos e intereses afectados, y siempre de forma justificada los supuestos y condiciones de utilización por los ciudadanos de otros sistemas de firma electrónica, tales como claves concertadas en un registro previo, aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos, cuando resulte preciso, las Administraciones certificarán la existencia y contenido de las actuaciones de los ciudadanos en las que se hayan usado estas formas de identificación y autenticación.

Con el fin de evitar lo que la ley denomina la “brecha digital” y de facilitar las relaciones entre Administración y los ciudadanos por medios electrónicos se establecen dos maneras mediante las cuales los ciudadanos pueden actuar por medio de intermediarios.

- La identificación y autenticación (acreditación por medios electrónicos de la identidad de una persona o ente, del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y de la integridad y autoría de los últimos), por funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados. Para utilizar este sistema, el ciudadano deberá identificarse y prestar su consentimiento expreso.

- La representación. Las Administraciones podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Gestores, Asesores, Abogados…… Las Administraciones podrán requerir en cualquier momento, lo acreditación de dicha representación, siendo presunción de validez de la representación la habilitación de la misma por la Administración.

Otro aspecto importante a destacar es la creación y funcionamiento de los registros electrónicos, junto con los registros tradicionales o físicos la ley establece la obligación de las Administraciones de crear registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones, de este modo en cada Administración Pública deberá existir al menos un sistema de registros electrónicos suficiente para recibir todo tipo de solicitudes, escritos comunicaciones dirigidos a dicha Administración.

Las disposiciones de creación de los registros electrónicos se publicará en el Diario Oficial correspondiente especificando el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial, y los días declarados como inhábiles a los efectos del cómputo de plazos. En la Administración General del Estado, la creación de registros telemáticos se efectuará mediante orden del Ministro respectivo o, mediante resolución del organismo público, previa aprobación del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública.

Los registros electrónicos podrán admitir:

1) documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen conforme a lo dispuesto en la norma de creación del registro, cumplimentándose de acuerdo con formatos preestablecidos.

2) cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad del ámbito de la administración titular del registro.

3) las solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otra Administración que se determinen en el correspondiente convenio de colaboración.

Los registros electrónicos emitirán automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. Cuando se aporten documentos que acompañen a la correspondiente solicitud, los registros electrónicos generarán recibos acreditativos de la entrega de estos documentos.

Los registros electrónicos presentan ventaja respecto de los físicos, ya que permiten la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año durante las 24 horas, pero en cuanto al cómputo de plazos tienen las siguientes reglas:

- Los registros electrónicos se regirán a efectos de cómputo de los plazos imputables tanto para los interesados como para las Administraciones por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica de acceso.

- Se altera el régimen jurídico del computo de plazos establecido en la ley de Procedimiento Administrativo, ya que no será de aplicación lo establecido en su artículo 48.5, la regla de que cuando un día fuese hábil en el municipio o comunidad autónoma en que residiese el interesado, e inhábil en la sede del órgano administrativo, o a la inversa, se considera inhábil en todo caso. A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales y en lo que se refiere al cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.

En todo caso la fecha efectiva del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presento el escrito, solicitud o comunicación.

Cada sede electrónica en la que este disponible un registro electrónico determinará, atendiendo al ámbito territorial en el que ejerce sus competencias el titular de aquella, los días que se consideran inhábiles a los efectos de los apartados anteriores.

Respecto a las comunicaciones con los ciudadanos, la ley parte del principio de libertad de elección del ciudadano ya que estos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos. Además la opción de comunicarse por unos u otros medios no vincula al ciudadano, que podrá en cualquier momento, optar por un medio distinto del inicialmente elegido.

Pero existen dos excepciones a esta regla general:

a) Aquellos casos en los que de una norma con rango de Ley se establezca o infiera la utilización de un medio no electrónico.

b) Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.

Para que las comunicaciones a través de medios electrónicos sean válidas se requiere que se cumplan los siguientes requisitos:

- que exista constancia de la transmisión y recepción.

- de sus fechas

- del contenido integro de las comunicaciones

- y se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de las mismas.

Las notificaciones electrónicas por parte de la Administración serán validas siempre que el interesado haya señalado dicho medio como preferente o haya consentido su utilización, salvo aquellos casos en que reglamentariamente se haya establecido la obligatoriedad de las comunicaciones electrónicas. Tanto la indicación de la preferencia en el uso de medios electrónicos como en el consentimiento citados podrán emitirse y recabarse, en todo caso, por medios electrónicos. No obstante durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se hagan por medios electrónicos.

Las notificaciones electrónicas se practicarán en la dirección electrónica que facilite el interesado o en la dirección electrónica habilitada a los efectos, a excepción de la regla general, en las notificaciones electrónicas, la notificación se entenderá practicada a todos los efectos legales en la fecha en que el interesado acceda al contenido de la notificación, por lo que la ley exige que el sistema de notificación permita acreditar la fecha y hora en que produzca la puesta a disposición del interesado del acto objeto de notificación, así como del acceso a su contenido.

Cuando, existiendo constancia de la puesta a disposición, transcurrieran diez días naturales sin que se acceda a su contenido, se entenderá que la notificación ha sido rechazada  con los efectos del artículo 59.4 de la Ley de Procedimiento Administrativo.

La ley procedimiento administrativo en su artículo 45.5 también determina la posibilidad de creación de documentos administrativos electrónicos “los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras leyes”.

Pues bien, los documentos administrativos pueden ser emitidos válidamente por la Administración, por medios electrónicos siempre que:

- incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la ley de la administración electrónica

- Incluya una referencia temporal, que se garantizará a través de medios electrónicos cuando la naturaleza del documento así lo requiera. La administración general del estado, en su relación de prestadores de servicios de certificación electrónica, especificará aquellos que con carácter general estén admitidos a prestar servicios de sellado de tiempo.

Por último con la gestión electrónica de procedimientos se trata de conseguir las siguientes ventajas:

1) La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por datos, transmisiones de datos o certificaciones, o la regulación de su aportación al finalizar la tramitación.

2) La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información.

3) La reducción de los plazos y tiempos de respuesta.

4) La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas.

Y la mejor conclusión a esta materia podía ser el último informe que recoge el avance en la implantación de la Administración Electrónica en la Administración General del Estado (AGE) desde septiembre de 2011 a junio de 2013. En este informe se refleja que hoy en día que existen a disposición de los ciudadanos un total de 2.900 procedimientos y servicios por vía electrónica en la (AGE).

En 2012 el volumen total de tramitaciones con la Administración General del Estado fue de 465.349.764, de las que de forma electrónica fueron iniciadas 345.595.767, lo que supone casi un 75 por 100 del total.

Los procedimientos de mayor tramitación corresponden a la Tesorería General de la Seguridad Social, a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, al Servicio Público de Empleo Estatal y a la Dirección General del Catastro.

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